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募集前に決めておきたいこと
- 大人・子どもなど区分ごとの会費
- 何歳からどの料金になるか
- 支払い方法と期限
- 人数変更・キャンセルの連絡期限
- 返金・不足・余りが出た場合の扱い
会場の料金やキャンセル条件を確認してから案内します。年齢区分や無料の参加者がいる場合は、説明欄で分かるように伝えてください。
料金別に人数を集める設定例
「個数・金額を集計」で、項目ごとに1人当たりの会費を設定します。例えば、次のようにします。金額は説明用の例なので、実際の会費に変更してください。
| 項目名 | 金額 | 入力してもらう内容 |
|---|---|---|
| 大人（1人） | 3,000円 | 参加する大人の人数 |
| 子ども（小学生・1人） | 1,500円 | 参加する小学生の人数 |
| 未就学児（無料・1人） | 空欄 | 参加する未就学児の人数 |
大人2人・小学生1人なら、例の合計は7,500円です。無料の方も人数を把握したい場合は項目を作り、金額は空欄にします。金額0円を入力する設定ではありません。
募集作成から集金までの手順
- 「出席人数確認」を開き、項目名と人数区分を実際の料金に合わせます。
- 有料の項目へ1人分の会費を入力します。
- 説明欄に開催日時・場所・年齢区分・支払い方法・変更期限を書きます。
- 締切と回答内容の公開設定を確認し、募集URLを共有します。
- 参加者の回答から、人数と金額を確認します。
- 実際に会費を受け取ったら、管理画面で受取状況を更新します。
作成前に項目と単価を確認してください。回答が入った後は金額を変更できないため、後から会費が決まる場合は、人数確認と会費の案内・管理を分ける方法も検討しましょう。
集金方法は「確認する記録」とセットで決める
現金・振込など、実際の集金は団体や会場で決めた方法で行います。まとめるんで表示された金額と、受け取った金額を照合する担当者を決めておきましょう。
| 集金方法 | 照合に使うもの | 間違えやすい点 |
|---|---|---|
| 当日現金 | 代表者名と受取額の記録 | お釣り・世帯分のまとめ払い |
| 事前振込 | 口座の入金明細 | 回答名と振込名義の違い |
| 送金・決済サービス | 実際の取引履歴 | 送信したという連絡だけで受取済みにすること |
利用できる決済方法や手数料は各サービスの条件を確認してください。まとめるんには決済や自動入金照合の機能はありません。
LINEで送る集金案内の例文
【○○の参加人数・会費の確認】
1世帯につき1回、代表者名で参加人数を入力してください。
大人：○円／小学生：○円／未就学児：無料
回答期限：○月○日
支払い方法：○○／支払い期限：○月○日
欠席の方も、すべての人数を0にして回答してください。
人数変更・キャンセルは○月○日までに○○へ連絡をお願いします。
回答URL：（募集URL）
受取状況と回答内容を分けて確認する
募集ページの「募集内容・回答管理」から回答管理を開き、実際の入金・現金の受け取りと照合します。回答があることは、支払い済みという意味ではありません。まとめるんが金融機関や決済サービスと連携して、自動で入金確認するわけではありません。
受取済みにした後に回答数量が変わると、「要再確認」になります。変更後の金額と、実際に受け取った金額を確認してください。
個人ごとの回答内容を一般の参加者に見せたくない場合は、「みんなに回答内容を表示する」をオフにできます。幹事は管理画面から確認できます。
人数変更・キャンセルがあったら
まず、会場や注文先へ変更が可能か確認します。そのうえで回答内容と受取額を照合し、追加徴収や返金の要否を判断します。キャンセル料の扱いを一律に決めつけず、事前の案内と会場の条件を確認して本人へ説明してください。返金や追加の支払いも、まとめるんの外で行います。
人数変更後の追加徴収・返金を照合する例
大人3,000円・小学生1,500円の会で、大人2人と小学生1人の7,500円を受け取り済みだったとします。その後、大人1人・小学生1人に変われば、人数から計算した金額は4,500円で、差額は3,000円です。
ただし、差額がそのまま返金額になるとは限りません。会場の変更期限・キャンセル条件と事前案内を確認し、本人へ説明して精算します。受取状況を更新するだけでは返金処理は行われません。
回答変更前後の金額、実際の受取額、精算額、精算日を別の会計記録に残すと、後から確認できます。数量が0になった回答も、過去の受け取りがなかったことにはしないでください。
最後に確認すること
- 項目別人数と会場へ伝える人数が一致している
- 受取済み・未受取・要再確認を実際の受け取りと照合した
- 人数0の回答を支払い対象に混ぜていない
- 会場への支払いと参加者への精算が済んだ
- 必要に応じてCSVを出力し、安全な共有先・保存先を選んだ
家族人数の集め方は大人・子どもの人数確認ガイド、全体の準備は初めての幹事チェックリストもご覧ください。