懇親会の出欠確認｜大人・子どもの参加人数をLINEで集める方法

大人・子どもの人数を聞き直さないために

家族の代表者に、大人と子どもの人数をそれぞれ入力してもらいます。LINEで回答URLを共有すれば、参加人数を項目別に自動集計できます。欠席の方も回答できる設定を、以下の手順で紹介します。

「参加します」という返信は届いた。でも、大人は何人で、子どもは何人？懇親会の会場を予約するとき、もう一度聞き直したことはありませんか。

最初から人数を分けて入力してもらえば、会場や食事の手配に必要な合計を確認できます。ここでは「大人2人・子ども1人」を例に、作成から最終確認まで説明します。

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大人・子どもの人数を別々に集める

まとめるんでは「個数・金額を集計」を使い、「大人の人数」「子どもの人数」を項目にします。○△×の出欠確認と人数入力は別の回答方法なので、この用途では人数を入力する方式を選びます。

流れは3つです。幹事が人数の項目を作る → 家族の代表者がURLから回答する → 幹事が大人・子どもの合計を確認する。

大人2人・子ども1人で参加する場合は、それぞれ「2」「1」と入力します。家族全員が欠席の場合も、代表者名を入力し、大人・子どもの人数を両方「0」にして回答できます。0の回答も保存されるため、回答者名を確認すれば未回答と区別できます。

コメントには「少し遅れて参加します」などの補足を書けます。公開される情報の範囲を確認し、健康情報などの詳しい個人情報は入力せず、必要に応じて幹事へ個別に連絡してください。

懇親会の参加人数を確認します。1世帯につき1回、○月○日までに下のURLから大人・子どもの人数を入力してください。欠席の方も、代表者名を入力し、大人・子どもの人数を両方0にして回答してください。
日時：○月○日 ○時
会場：○○
回答URL：（募集URL）

「子ども」に乳幼児と小学生が含まれると、会場が知りたい席数や食事数と一致しないことがあります。会場の区分を先に確認し、必要なら募集作成時に項目を分けてください。

例えば大人2人・小学生1人・未就学児1人・弁当1個なら、参加者は4人、子ども用弁当は1個です。人数項目と注文項目を全部足して「5人」としないようにします。席が不要な乳児がいる場合などは、席の用意について会場へ別途確認します。

募集を共有した後で区分を変えると回答の意味が変わるため、「子どもは何歳までか」「無料でも人数を入れるか」を先に明記しましょう。会費も決まっている場合の設定は会費の集計・受取確認の記事で紹介しています。

大人・子どもの項目別合計を確認し、未回答の方へ連絡します。会場へ伝える参加人数は「大人の人数＋子どもの人数」です。すべて0で回答した方も回答者数に含まれるため、回答者数を参加人数として数えないでください。変更があった場合は、回答者に回答を編集してもらい、締切後に最終確認します。

部活・PTA・保護者会の懇親会や親子イベントなど、家族単位で人数を集めたい場面で使えます。

現在は募集ごとに回答方法を1つ選びます。家族の人数を集める場合は数量入力を使います。参加できる候補日を先に調べたい場合は、別の募集で○△×を集めてください。

回答した端末・ブラウザで同じ募集を開き、自分の名前をタップして修正します。締切後の変更は幹事にも連絡してください。

いいえ。家族の代表者1人が複数人分を回答するため、参加人数は大人と子どもの項目別合計から数えます。