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LINEの標準機能と、URLを送る方法を選ぶ
LINE内で候補日を聞くなら、標準の日程調整機能が選択肢です。LINE以外のメールなどでも同じ回答先を使いたい場合は、募集URLを共有する方法を検討できます。この記事では、後者を使い、候補を決めてから確定連絡を送るまでを説明します。
標準機能の操作はLINE公式ヘルプを確認してください。LINEラボには日程調整エージェントも提供されています。まとめるんの候補日調整は、カレンダーの空きを自動取得する方式ではなく、参加者が各候補へ回答する方式です。
LINEの日程調整が長引く理由
「来月、いつが空いていますか？」と聞くと、一人ずつ違う答えが返ってきます。候補を追加するたびに返信が増え、誰がどの日に参加できるか追いにくくなります。最初に候補日時をそろえ、同じ回答先へ入力してもらうと整理しやすくなります。
候補日時を選ぶときの3つのポイント
1．候補を絞って、開始時刻まで書く
最初は3〜5候補ほどを目安に、実際に開催できる日時を挙げます。候補数は参加者の事情に合わせて調整してください。「土曜日」だけでは午前と夜で判断が変わります。所要時間や終了予定も説明欄に添えると親切です。
2．全員参加か、参加者が多い日かを伝える
必ず出席してほしい方がいるなら、その方の都合を先に確認します。参加者が最も多い日を選ぶ場合も、回答前に伝えましょう。○の数だけで開催日が自動的に決まるわけではありません。
3．回答期限と確定連絡を分ける
回答締切は、会場予約や案内に間に合うように設定します。「回答が集まったら、○日までに開催日時を連絡します」と添えると、回答後の流れも分かります。
そのまま使えるLINE案内文
懇親会の日程を相談します。
下のURLから、候補日時ごとの都合を○月○日までに回答してください。
○参加可・△未定・×参加不可です。参加できる候補すべてに○を付けてください。
所要時間：約○時間／場所：○○付近
できるだけ多くの方が参加できる日時を選び、○月○日までに改めて連絡します。
回答URL：（募集URL）
会議や保護者会に使う場合は、会の名前・所要時間・参加対象を変更してください。出席が必要な方や選び方に条件がある場合も、最初に書いておきます。
まとめるんで候補日調整を作る手順
- 「候補日調整」の設定画面を開きます。
- 募集タイトルと説明欄を用途に合わせて変更します。
- 項目を「○月○日（○）18時〜」など実際の候補日時に変更します。グレーの入力例は保存されません。
- 回答締切・公開設定を確認して募集を作成します。
- 募集URLをLINEへ貼り、案内文と一緒に送ります。
説明欄には「○参加可・△未定・×参加不可」のルールを用意しています。回答者は名前を入力し、各候補へ回答できます。補足はコメント欄を使えます。
回答後は幹事が確認して確定連絡
項目ごとの○・△・×と、必要に応じてコメントを確認します。△を参加確定として数えず、重要な条件があれば本人に確認してください。開催日時を決めたら、日付・開始時刻・場所を改めてLINEで連絡します。
ご回答ありがとうございました。開催日時は○月○日（○）○時に決まりました。
会場：○○／集合：○時／会費：○円
予定が変わった方は○月○日までにご連絡ください。
○が同数・全員参加の日がないときの決め方
- 最初に伝えた決定ルールを確認します。全員参加が必要なのか、多くの人が参加できればよいのかを途中で勝手に変えません。
- 同数なら会場の空き、必要な担当者の都合、△の方が確定できる時期を確認します。
- 条件を満たす日がなければ、候補を絞り直して再調整します。×を参加可として数えません。
- 決定した日時と、参加人数を改めて確認する必要があるかを全員へ伝えます。
候補の比較表や確定後のLINE文面を作りたい場合は、集計結果をAIで整理する例を参考にしてください。最終決定は幹事が行います。
よくある質問
都合のよい日が一つもない場合は？
すべての候補を×で回答できます。未回答のままにせず、都合が合わないことを伝えてもらうと再調整の判断ができます。
参加人数も一緒に入力できますか？
○△×と数量入力は募集ごとに使い分けます。開催日が決まってから、大人・子どもの人数を集める場合は別の募集で出席人数確認を使ってください。