この記事の目次 読みたいところから確認できます
最初の案内に入れる6項目
- 会の名前と参加対象
- 開催日・開始時刻・終了予定
- 会場や集合場所
- 会費と、決まっていれば変更・キャンセルの期限
- 回答期限
- 回答URLと回答方法
情報が未定なら、決まっているように書かず「調整中」「○日までに連絡」と添えます。日程自体が未定の場合は、出欠確認ではなく候補日調整から始めてください。
初回：懇親会の出欠確認
【懇親会の出欠確認／○月○日締切】
○○の懇親会を開催します。下のURLから出欠を回答してください。
日時：○月○日（○）○時〜○時
会場：○○
会費：○円
○参加・△未定・×不参加で、○月○日までにお願いします。
回答URL：（募集URL）
変更・キャンセルの連絡期限：○月○日
不参加の方にも×で回答してもらうと、未回答と区別できます。予定が未定の方には、△のままでよい期限や、確定したら変更してほしいことも伝えます。
家族の人数を集める場合の案内文
【親子イベントの人数確認】
1世帯につき1回、代表者名で大人・子どもの人数を入力してください。
日時：○月○日（○）○時／場所：○○
回答締切：○月○日
欠席の方も、人数を両方0にして回答をお願いします。
回答URL：（募集URL）
家族人数は○△×ではなく「個数・金額を集計」で集めます。詳しい設定は大人・子どもの参加人数を集める方法で確認できます。
締切前：回答をお願いする文例
【出欠回答のお願い】
先日ご案内した○○の回答締切は、○月○日です。
まだ回答されていない方は、下のURLからお願いします。不参加の場合も回答をいただけると助かります。
すでに回答済みの方は、再回答は不要です。ご協力ありがとうございます。
回答URL：（募集URL）
グループ全員へ送る場合は、回答済みの方への一言を添えます。未回答の方を公開の場で名指しせず、必要なら個別に連絡しましょう。回答状況は自動通知に頼らず、募集ページで確認します。
未定・未回答・人数変更に個別で送る短い文例
△の方へ、確定できる時期を聞く
○○のご回答ありがとうございます。会場へ人数を連絡するため、○月○日○時までに参加可否が分かりそうでしょうか。まだ難しければ、その旨を個別に教えていただけると助かります。
未回答の方へ、行き違いに配慮して聞く
○○の人数確認でご連絡しました。回答一覧でお名前を確認できなかったため、○月○日○時までに下のURLからご回答をお願いします。別のお名前で入力済みでしたら、再回答せず入力名だけ教えてください。
回答URL：（募集URL）
家族の人数変更を受け付けたとき
人数変更のご連絡ありがとうございます。現在の人数を「大人○人・子ども○人」として確認しました。募集ページも同じ人数になっているかご確認ください。変更前の人数に追加するのではなく、参加する合計人数への修正をお願いします。
例文の期限・氏名・人数を置き換えてから送ってください。未回答を自動的に欠席と決めたり、△の方を参加確定として案内したりしないことが大切です。
締切後：確定内容の連絡
ご回答ありがとうございました。○○は下記の内容で開催します。
日時：○月○日（○）○時〜
会場：○○／集合場所：○○
会費：○円／支払い方法：○○
変更がある場合は○月○日までに○○へ連絡してください。
当日はよろしくお願いします。
店舗の人数変更期限と、参加者へ伝える連絡期限は余裕を持たせます。期限後の変更については、店舗の条件を確認したうえで案内してください。
まとめるんの募集URLを用意する
- 「出欠確認」を選びます。
- 募集タイトル・説明欄を変更し、日時・場所・会費などを記載します。
- 項目と回答締切を確認して募集を作成します。
- 募集URLをコピーし、上の文例に貼り付けて送ります。
送信前の確認
- 日付・曜日・時刻に誤りはないか
- 回答期限と開催日が混同されていないか
- URLは回答者向けの募集URLか
- 参加・不参加・未定のどれを選ぶか分かるか
管理用の情報は共有せず、参加者には募集URLを送ります。実際の操作は画像付きの使い方もご覧ください。