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候補日調整は「集計できたあと」にも迷う
「○が多い日を選べばよい」と思っていたのに、△の人数が気になったり、参加してほしい方の都合を確認する必要があったり。日程調整は、数字が出たら終わりとは限りません。
候補日ごとの結果をスクリーンショットでAIに渡して比較したり、連絡文を考えてもらったりする使い方もあります。どの形式で渡す場合も、元の数字を確認し、決めるための条件を伝えることが大切です。
まとめるんでは、「募集内容・回答管理」の「AI用にコピー」から、集計結果をテキストとして渡せます。画像の中の数字を自分で書き起こさず、候補日ごとの○・△・×や募集の説明をまとめてコピーできます。
例えば、この3日ならどの日にする？
以下は説明用の架空データです。10人が、3つの候補日すべてに回答したとします。回答ルールは「○参加可・△未定・×参加不可」です。
| 候補日 | ○参加可 | △未定 | ×参加不可 |
|---|---|---|---|
| 12月5日（土） | 8人 | 1人 | 1人 |
| 12月6日（日） | 7人 | 3人 | 0人 |
| 12月12日（土） | 6人 | 0人 | 4人 |
「○の多さを優先する」なら、12月5日が先に挙がります。一方、12月6日は×が0人でも、△の3人が参加できると確定したわけではありません。○と△を足して「10人参加できる」と決めつけないようにしましょう。
また、3日分の○を合計して「21人」とするのも違います。同じ10人がそれぞれの候補日に回答しているからです。必須参加者の都合や会場の空きなど、集計表だけでは分からない条件もあります。
AIの回答を確認するための見本
上の架空データから読み取れる事実は、次の範囲です。AIへ依頼した後、この見本と違う数字や、根拠のない確定表現が出ていないか確認してください。
| 確認項目 | この例で言えること |
|---|---|
| ○が最多の候補 | 12月5日の8人 |
| ×が0人の候補 | 12月6日。ただし△が3人いる |
| 全員の参加が確定した候補 | なし |
| 必須参加者が来られる日 | 合計表だけでは不明 |
| 会場を予約できる日 | このデータには記載なし |
AIが「12月6日は全員参加できる」と書いた場合は、△3人を確定扱いしているため修正が必要です。「12月5日に決定しました」というLINE文も、幹事がまだ決定していなければ使いません。
△の3人は未定です。全員参加とは表現せず、数値から分かる事実と、本人・会場への確認が必要な事項を分けて書き直してください。日程はまだ確定しないでください。
まずは「日程の比較」をAIに頼む
いきなり日程の決定を任せるよりも、比較表と確認事項を作ってもらうと、判断の材料にしやすくなります。集計結果と一緒に、次の依頼文を貼り付けてください。
以下は候補日調整の集計結果です。○は参加可、△は未定、×は参加不可です。
1. 候補日を○が多い順に並べ、○・△・×を分けた比較表を作ってください。
2. △を確定の参加者として数えず、候補日をまたいで回答数を合算しないでください。
3. 日程を決める前に、幹事が確認すべきことを挙げてください。
4. 必須参加者や会場の都合など、データにない条件は不明として扱ってください。
5. 記載された事実と提案を分け、日程を確定しないでください。
希望する条件があるなら、先に伝える
「○の人数を最優先したい」「会場が空いている候補の中で比べたい」など、判断条件が決まっている場合は依頼文へ追加します。「全員が参加できる日」と頼んでも、全員参加の候補がなければ、そのような日は作れません。
氏名を含まない集計だけを渡した場合、AIは特定の方が参加できるかを判定できません。必要な確認は幹事が行い、その条件を満たす候補を比較してください。
次はLINE文面。調整中と確定後を分ける
候補日の比較ができたら、連絡文も整理します。まだ調整中なのに、決定したような文章になっていないか確認しましょう。AIがLINEの相手へ自動送信することはありません。下書きを見直し、幹事が送信します。
調整中：△の方に予定を確認したい
以下の集計結果をもとに、候補日の追加確認をするLINE文の下書きを作ってください。
日程はまだ確定していません。「調整中」であることを明記し、△の方へ予定の確認をお願いする柔らかい文章にしてください。
返信期限は【幹事が入力】、返信先・方法は【幹事が入力】とし、分からない情報を補わないでください。氏名や個別回答は文面に載せないでください。
集計例なら、次のような連絡が考えられます。実際の候補日・期限・返信方法に変更して使ってください。
日程の回答ありがとうございます。
現在、12月5日（土）を候補に調整しています。まだ確定ではありません。
この日に△で回答された方は、予定が分かりましたら【返信期限】までに【返信方法】でお知らせいただけると助かります。
確認後、改めて決定した日程をご連絡します。
確定後：幹事が決めた内容を短く伝える
日程は幹事が以下の内容で決定しました。参加者へ送るLINE文の下書きを作ってください。
・日時：【決定した日時を入力】
・場所：【決定した場所を入力】
・次にお願いしたいこと：【必要なら入力】
短く読みやすい文章にし、記載していない情報は追加しないでください。個人の氏名や、誰が○・△・×だったかは載せないでください。
候補日への○回答が、そのまま最終的な参加確認になるとは限りません。必要に応じて、確定した日時であらためて参加可否や大人・子どもの人数を確認しましょう。
まとめるんで結果をAIへ渡す手順
- 候補日を集める
候補日調整の設定を開き、実際の候補日時と回答期限を入力します。○・△・×の意味も説明欄に記載して、募集URLを共有します。 - 管理メニューから集計結果をコピーする
募集ページの「募集内容・回答管理」→「AI用にコピー」を開きます。まずは初期選択の「集計結果のみ」で、個別回答がなくても相談できるか確認してください。 - 結果と依頼文を貼り付ける
共有してよい内容かを確認してから、利用するAIに貼り付けます。必要な判断条件を添え、返ってきた数字や文章を元の結果と照合します。
3種類のコピー対象や、コピーできない場合の操作は「AI用にコピー」の使い方で詳しく紹介しています。まとめるんから外部AIへ自動送信せず、外部AIの登録・料金・利用条件は各サービスに従います。
AIに渡す前・LINEで送る前のチェック
- 集計時点は新しい？追加回答や変更が入ったら、もう一度コピー画面を開いて結果を取得します。
- ○・△・×の意味は正しい？募集で決めた意味を、AIへの依頼文でもそろえます。
- 見えていない情報を補っていない？未回答者の名簿、必須参加者の都合、会場の空きなどは、集計だけでは分かりません。
- 個人情報が残っていない？氏名なしでも、タイトル・説明・項目名・コメントに個人情報が残る場合があります。必要な情報だけを共有してください。
- まだ調整中？ すでに確定？LINE文面の表現をそろえ、日時・曜日・場所・期限を幹事が確認してから送ります。
AIは、日程を比べる視点や文章の下書きを整理する補助として活用しましょう。最後は参加者の状況と実際の条件を確認して、幹事が決めることが大切です。
候補日の選び方や最初の案内文はLINEで日程調整する方法もご覧ください。